Bỏ túi cách tạo Google Form chuyên nghiệp nhanh gọn nhất

Forms hay các biểu mẫu là những công cụ vô cùng hữu ích để hỗ trợ bạn trong những tác vụ như thu thập thông tin, khảo sát người dùng,… Với Google Forms, các bạn có thể thực hiện khảo sát nhanh, thu thập nhiều ý kiến qua những câu trả lời của nhiều đối tượng về một vấn đề nào đó chỉ trong vài phút và với vài thao tác đơn giản. Bài viết dưới đây 24hStore sẽ hướng dẫn một vài cách tạo Google Forms và các tips cơ bản, nhanh gọn nhất trên máy tính.

1. Google Forms là gì? Lợi ích việc tạo Google Forms

Google Forms (Google Biểu Mẫu) là một công cụ thiết lập và quản lý các biểu mẫu khảo sát, bảng hỏi nhằm mục đích thu thập dữ liệu được phát triển bởi Google. Chung quy lại, người dùng sử dụng G suite – bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh của Google có thể sử dụng Google Forms để cá nhân hóa các biểu mẫu khảo sát hay phiếu đăng ký sự kiện, thu thập RSVPs, bắt đầu tạo bài kiểm tra trắc nghiệm hoặc tự luận online cho sinh viên, …Những form này có thể được chia sẻ dễ dàng thông qua rất nhiều phương tiện như đường dẫn liên kết, email, nhúng vào trang web hoặc blog cá nhân. Bạn cũng có thể lưu trữ những dữ liệu thu được thông qua việc liên kết với tiện ích khác trong G Suite là Google Sheet (Google Trang Tính) và tiện ích này sẽ tự động ghi lại các câu trả lời trên một bảng để bạn dễ kiểm soát.

Mặc dù trong thời đại 4.0 hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ khảo sát trực tuyến nhưng Google Forms vẫn luôn là một trong những công cụ hiệu quả nhất trên Internet bởi tính đơn giản và hoàn toàn miễn phí. Người dùng còn có thể nhận kết quả cực kỳ nhanh chóng và độ thân thiện người dùng cũng là không phải bàn cãi khi Google Forms sở hữu thiết kế cực kỳ tinh giản giúp người trả lời bảng hỏi có thể dễ dàng thực hiện biểu mẫu.

2. Cách tạo Google Forms đơn giản cho người mới bắt đầu

Như đã nói ở trên, việc tạo Google Forms cũng khá đơn giản và 24hStore sẽ giúp bạn có thể tiếp cận với Google Biểu Mẫu một cách nhanh nhất.

2.1. Truy cập trực tiếp

Đầu tiên bạn sẽ cần truy cập vào trang docs.google.com/forms. Nếu chưa đăng nhập vào tài khoản Google thì các bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập để liên kết với tài khoản của mình.

Sau khi đăng nhập thành công các bạn sẽ được điều hướng đến thẳng giao diện trang chủ của Google Forms. Tại đây, bạn có thể chọn biểu mẫu có sẵn trong thư viện mẫu được cấp sẵn hoặc tự tạo biểu mẫu mới tùy chỉnh.

2.2. Sử dụng Google Drive

Sau khi đăng nhập tài khoản Google bạn muốn liên kết, tiến hành:

Bước 1: Truy cập vào Google Drive và ấn chọn chọn “Mới” ở phía trên bên trái giao diện.

Bước 2: Tiếp tục ấn chọn Google Biểu Mẫu trong hộp thoại tùy chọn vừa xuất hiện

Bước 3: Nhập tiêu đề và mô tả biểu mẫu ở cửa sổ Google Biểu Mẫu mới vừa xuất hiện để hoàn thành việc thiết lập biểu mẫu.

Như vậy bạn đã hoàn thành các bước đầu tiên của việc thiết lập một biểu mẫu, sau đây 24hStore sẽ tiếp tục hướng dẫn bạn cách sử dụng Google Forms chi tiết và hiệu quả nhất

2.3. Cách tạo câu hỏi

Để có thể tạo câu hỏi trên Google Forms, bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Sau khi hoàn thành nhập tiêu đề và miêu tả, nhấp vào biểu tượng dấu cộng [+] nằm ở vị trí đầu tiên trên thanh công cụ phía bên phải.

Bước 2: Lúc này, trên cửa sổ Google Forms sẽ xuất hiện tùy chọn câu hỏi mới, tiếp tục nhập nội dung câu hỏi và lựa chọn loại đáp án tương ứng cho câu hỏi vừa nhập. Các loại câu trả lời bao gồm:

• Câu trả lời dạng ngắn gọn (Short Answer):

• Câu trả lời dạng văn bản dài(Paragraph):

• Trắc nghiệm (Multiple Choice):

• Checkbox (Checkboxes): Đánh dấu một hoặc nhiều đáp án

• Menu thả xuống (Drop-down): Cho phép trả lời dựa trên những tùy chọn được cung cấp sẵn.

• Tải lên tệp (File Upload): Cho phép tải các tệp phù hợp để trả lời câu hỏi.

• Câu trả lời theo thang điểm tuyến tính (Linear Scale): Thực hiện trả lời theo thang điểm đánh giá (Ví dụ từ 1 đến 10)

• Câu trả lời ngày/ giờ.

• Câu trả lời trắc nghiệm/ checkbox dạng lưới (Multiple/ Checkbox Grid): Giống như trắc nghiệm/ checkbox nhưng được đặt trong bảng.

Bước 3: Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự hiển thị của các câu hỏi với việc kéo và di chuyển nó đến vị trí mà mình muốn. Ngoài ra, trên thanh công cụ nằm ở góc dưới hộp thoại tạo câu hỏi vẫn còn một số tính năng khác như: sao chép, xóa và bắt buộc câu hỏi phải được trả lời.

Ở phía cuối phần bảng hỏi vừa tạo, bạn có thể nhấp vào menu thả xuống để chọn phần tiếp theo mà biểu mẫu sẽ hướng tới

2.4. Cách chèn hình ảnh và video

Để có thể chèn hình ảnh vào biểu mẫu, bạn ấn chọn biểu tượng hình ảnh trên thanh công cụ bên phía phải.

Một cửa sổ tùy chọn mới sẽ xuất hiện để bạn lựa chọn tải hình ảnh lên từ máy tính, qua liên kết URL hoặc trực tiếp từ Drive của bạn.

Đối với việc chèn video, nhấn vào biểu tượng nút Play cũng ở trên trên thanh công cụ bên phải và tiến hành tìm chọn video từ trang chủ Youtube hoặc nhúng liên kết URL để tải video lên.

2.5. Cách thêm tiêu đề mới cho biểu mẫu

Nếu muốn bạn muốn thêm tiêu đề mới, chỉ cần ấn chọn biểu tượng chữ [Tt] trên thanh công cụ bên phải và một tùy chọn tiêu đề mới sẽ hiển thị trên Google Forms cho bạn điền vào.

2.6. Cách chia phần cho câu hỏi

Bạn cũng có thể chia bài khảo sát thành nhiều nhóm khác nhau để dễ dàng kiểm soát cũng như giúp đối tượng khảo sát trả lời các câu hỏi được liền mạch hơn. Ấn chọn biểu tượng hai hình chữ nhật nằm chồng nhau nằm cuối cùng trong thanh công cụ bên phải. Lập tức, các câu hỏi sẽ được chia tách thành nhiều phần khác nhau cho bạn tùy chỉnh.

2.7. Cách thay đổi màu nền

Nếu muốn bảng câu hỏi khảo sát của mình nổi bật với nhiều màu sắc hơn, bạn có thể thay đổi tông màu nền bằng cách ấn chọn biểu tượng bảng màu ở góc trên bên phải giao diện và chọn một màu sắc bất kỳ mà bạn yêu thích. Ngoài ra, Google Forms cũng cho phép sử dụng ảnh của bạn để làm hình nền cho biểu mẫu.

2.8. Cách tạo trang tính nhập dữ liệu người dùng tham gia khảo sát

Ngoài những tính năng trên, Google Forms còn hỗ trợ người dùng lưu trữ dữ liệu dưới dạng file Excel. Để có thể sử dụng tính năng này, bạn tiến hành:

Bước 1: Ấn chọn thẻ “Câu trả lời” ở thanh công cụ.

Bước 2: Ấn chọn biểu tượng bảng tính Google Sheet ở góc phải.

Bước 3: Nhập tiêu đề cho bảng tính và ấn chọn “Tạo”

Sau khi hoàn thành cuộc khảo sát, các dữ liệu câu trả lời của các đối tượng sẽ được lưu trữ ở trang tính này để bạn dễ dàng kiểm soát. Ngoài ra bạn cũng có thể ngừng nhận câu trả lời cho biểu mẫu bằng các ấn chọn vào “Chấp nhận phản hồi” ở hộp thoại “Câu trả lời”.

2.9. Cách gửi biểu mẫu

Sau khi đã hoàn thành phần nội dung biểu mẫu, bạn có thể gửi bài khảo sát đến các đối tượng bằng cách

Bước 1: Ấn chọn “Gửi” phía bên trên góc phải màn hình

Bước 2: Nhập các thông tin như chủ đề, địa chỉ email người dùng,…

Bước 3: Lựa chọn hình thức chia sẻ cho mọi người như qua Email, liên kết URL, các trang mạng xã hội hoặc nhúng trực tiếp HTML. Sau đó ấn chọn “Gửi”

3. Hướng dẫn tạo bài kiểm tra online bằng Google Forms

Bước 1: Tiến hành tạo biểu mẫu mới, sau đó chọn lựa chọn Cài đặt ở thanh công cụ phía trên.

Bước 2: Sau khi bảng cài đặt hiện lên, ấn chọn chế độ “Đặt làm kiểm tra”. Tiếp tục thiết lập bài kiểm tra với các tùy chọn như sau:

Công bố điểm (Có 2 lựa chọn)

• Ngay sau mỗi lần nộp (Đối tượng có thể xem kết quả sau khi hoàn thành khảo sát)

• Sau đó, sau khi đánh giá thủ công (Kết quả được gửi qua email).

Cài đặt hiển thị với người trả lời

• Câu hỏi trả lời sai: Có thể xem lại câu hỏi đã trả lời sai

• Câu trả lời đúng: Hiển thị đáp án đúng cho mỗi câu hỏi

• Giá trị điểm: Hiển thị kết quả nhận nhận được cho mỗi câu hỏi

Bước 3: Ấn chọn “Lưu”.

Bước 4: Ấn chọn “Đáp án” để thiết lập đáp án đúng cho câu hỏi mà bạn đã tạo từ trước

Bước 5: Chọn một hoặc nhiều đáp án đúng. Sau đó, nhập điểm số tương ấn và chọn “Xong”.

4. Cách xem và truy cập lại các biểu mẫu Google Forms đã tạo

Bạn cũng có thể dễ dàng xem lại các biểu mẫu mà mình đã thiết lập qua các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang chủ Google Forms.

Bước 2: Ấn chọn “Do tôi sở hữu” để lọc ra các biểu mẫu được bạn thiết lập. Lúc này, Google Forms sẽ lọc ra tất cả các bài khảo sát được tạo lập và chỉnh sửa bởi tài khoản Google được liên kết.

Như vậy, với những thông tin từ bài viết trên, 24hStore hi vọng bạn đã phần nào hiểu được các cách sử dụng Google Forms cơ bản và có thể dễ dàng tạo một biểu mẫu cho riêng mình. Nếu thấy thích bài viết này thì đừng quên chia sẻ và theo dõi website 24hstore.vn thường xuyên để cập nhật thêm nhiều hướng dẫn hay và tham khảo các thông tin khác trên trang nhé! Nếu còn những thắc mắc liên quan đến bài viết, liên hệ ngay hotline 1900.0351 để nhận được sự hỗ trợ và giải đáp từ nhân viên.

Xem thêm: Bỏ túi ngay cách sử dụng Google Calendar hiệu quả