Excel công cụ thông minh nhất mà chuyên viên văn phòng thường hay gọi, tại sao lại vậy, bởi vì sự thông minh và các tính năng chuyên nghiệp, hỗ trợ người dùng từ những việc khó nhất đến đơn giản tùy theo yêu cầu công việc. Bình thường khi bạn muốn so sánh gì đó bạn thường so sánh thủ công bằng mắt thường, nhưng số lượng phải so sánh quá nhiều và chất lượng so sánh phải chi tiết nhất thì 1 trong các tính năng của Excel sẽ giúp bạn. Nhưng cách để so sánh dữ liệu 2 cột thế nào để chuẩn nhất thì bạn hãy tham khảo dưới đây.
1. Khi nào cần so sánh dữ liệu 2 cột
– Khi nhắc đến việc so sánh thì chắc chắn là phải có ít nhất là 2 đối tượng để đối chiếu, điều cơ bản của việc so sánh là tìm ra sự giống và khác nhau.
– Trong quá trình học Excel thì việc so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel phải tìm ra sự giống và khác cho mục đích của công việc cần làm.
2. Cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel
– Excel cung cấp tính năng so sánh dữ liệu 2 cột bằng nhiều cách khác nhau, nhưng chuẩn nhất và dễ dàng nhất cho người sử dụng bằng hàm COUNTIF. Đây là hàm thống kê được sử dụng nhiều nhất khi thực hiện thủ thuật so sánh hai cột dữ liệu trong Excel.
2.1. Sử dụng hàm COUNTIF để so sánh dữ liệu 2 cột
– Hàm COUNTIF được dùng để đếm các ô thỏa mãn những điều kiện nào đó được đưa ra trong phạm vi điều kiện khoanh vùng. Khi thực hiện so sánh hai cột dữ liệu trong Excel sẽ dùng hàm này để so sánh.
– Đây cũng là một trong số các công thức hàm cơ bản của hệ thống hàm trên trang tính Excel, với chức năng đếm ô theo yêu cầu trong phạm vi nhất định đã được định ra sẵn, ngoài ra được dùng với chức năng chủ yếu là để so sánh dữ liệu trong 2 cột nhất định để tìm ra sự tương đồng giống và khác nhau.
– Ưu điểm của hàm COUNTIF: Hàm này không phân biệt chữ hoa, chữ thường, so sánh được 2 cột dữ liệu chính xác.
– Nhược điểm của hàm COUNTIF: Các bước thực hiện phức tạp.
– Cú pháp của hàm: =COUNTIF(Range;Criteria)
Trong đó:
+ Range: Vùng chứa dữ liệu cần đếm (tham số bắt buộc).
+ Criteria: Điều kiện dùng để đếm dữ liệu (tham số bắt buộc).
– Cách thực hiện như sau:
– Bước 1: Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh
Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh
– Bước 2: Chọn bảng hàng cột thứ nhất khoanh vùng chọn > thay đổi tên bất kì viết liền không dấu, rồi Enter, tương tự với cột thứ 2 cũng vậy.
Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel
– Bước 3: Thao tác tiếp theo ở giữa khoảng trống của hàng so sánh thứ nhất nhập theo công thức hàm =COUNTIF(list2,A5), sau đó Enter và thực hiện thao tác bắt đầu so sánh theo công thức từ hàng đầu tiên.
Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel
Như vậy sau khi thực hiện so sánh cho ra kết quả:
Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel
– Bước 4: Vào phần name box để chọn theo kí hiệu tam giác chọn list1 > vào mục Styles > chọn Conditional Formatting > chọn New ruler
Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel
– Hiện lên cửa sổ New formatting Rule, click vào dòng cuối cùng
Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel
– Bước 5: Tab mới mở ra, nhập công thức của hàm COUNTIF > Format > chọn trong bảng màu một màu > Format để hoàn thành.
.=> Bạn sẽ thấy được xuất hiện trong bảng tính ở cột 1 những những giá trị được bôi theo màu bạn chọn, đó là những giá trị không có ở trong cột 2.
Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel
Thực hiện thao tác tương tự với cột 2, trên màn hình sẽ hiện những giá trị không được trùng lặp trên trang tính là những giá trị được bôi màu trong cả 2 cột, như vậy việc khảo sát và kiểm tra so sánh dữ liệu 2 cột Excel của bạn đã hoàn thành.
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết 4 cách in file PDF mới nhất 2022
2.2. Sử dụng hàm EXACT để so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel
– Hàm EXACT cũng là một trong những hàm được dùng để so sánh trong Excel.
– Ưu điểm của hàm EXACT: Dễ sử dụng dành cho những người mới tiếp xúc và làm quen với Excel.
– Nhược điểm của hàm EXACT: Hàm này phân biệt chữ hoa và chữ thường, ngoài ra hàm này chỉ so sánh được dữ liệu trên một hàng ngang.
– Cú pháp hàm: =EXACT(Text1;Text2)
Trong đó:
– Text1: Dữ liệu thứ 1 cần so sánh.
– Text2: Dữ liệu thứ 2 cần so sánh.
– Cách thực hiện như sau:
– Bước 1: Quan sát ví dụ sau và so sánh 2 cột như hình.
Hàm EXACT để so sánh dữ liệu – Hình 1
– Bước 2: Nhập công thức =Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7) vào ô cần so sánh.
Trong đó:
– $A$2:$A$7: Dữ liệu của cột 1 cần so sánh
– $B$2:$B$7: Dữ liệu của cột 2 cần so sánh.
Hàm EXACT để so sánh dữ liệu – Hình 2
– Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả: True – giống nhau, False – khác nhau.
Hàm EXACT để so sánh dữ liệu – Hình 3
– Bước 4: Nhấn giữ ô vuông ỏ góc nhỏ ô vừa mới nhập công thức. Bạn kéo xuống để nhận kết quả ở những ô còn lại.
Hàm EXACT để so sánh dữ liệu – Hình 4
Trên đây là những thao tác đơn giản và tối ưu nhất để thực hiện so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel, bạn đọc hãy vừa tìm hiểu vừa thực hành và áp dụng ngay để nhanh chóng tối ưu thời gian làm việc của mình.
Để nâng cao kiến thức cũng kỹ năng thực hành mời bạn đọc tham khảo các khóa tin học văn phòng trên trang Unica của chúng tôi nhé.
>> Xem thêm: Thủ thuật in nhiều sheet trong bảng tính Excel
Tags: Excel
