Trong công việc hàng ngày của một kế toán kho việc xuất nhập hàng sẽ diễn ra thường xuyên và liên tục, việc quản lý một mã sản phẩm nào đó là việc tối quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp. Để quản lý tốt phần nhập xuất kho thì phương thức đặt mã sản phẩm, mã hóa dữ liệu làm sao cho hợp lý là một việc hết sức cần thiết tại doanh nghiệp. Vì mã khi ta đặt mã dữ liệu để c ó thể lưu trữ hay xử lý, ngoài ra dữ liệu cần được phân loại, nhận diện, tìm kiếm dễ dàng qua các mã dữ liệu. Qua bài sưu tầm này sẽ được chia làm 2 phần Kimi Training sẽ giúp bạn các cách đặt mã yêu cầu khi đặt mã, và hướng dẫn đặt mã.
Phần 1: Phân biệt các loại mã dữ liệu
Mã hóa dữ liệu là gì?
Mã được hiểu là các ký tự hay chữ số được kết hợp với nhau theo một nguyên tắc có hệ thống, logic để phản ánh thông tin đối tượng được mã hóa. Sau đây là 6 loại mã thông dụng mà nghề kế toán hay sử dụng.
Phân loại loại mã.
1. Mã trình tự (Sequence code):
Giải thích: là mã sử dụng các ký tự chữ số theo trình tự để đảm bảo liên tục, không có khoảng trống trong mã. Dùng để phản ảnh các đối tượng theo trình tự thời gian hoặc một trình tự nào đó.
Ví dụ: 1, 2, 3,..
Áp dụng cho ngành kế toán, mã này có thể sử dụng để xác định mã/ số chứng từ hoặc số thứ tự tài sản trong một danh sách nào đó
Ưu điểm: dễ thiết lập
Nhược điểm: không linh hoạt khi chỉ thêm mã mới vào dãy số cuối, không mô tả chi tiết đối tượng sản phẩm
2. Mã khối (Block code)
Giải thích: mã được phân thành các khối, mỗi khối có một ý nghĩ hay thông tin về đối tượng được mã hóa. Trong mỗi khối, mã được trình bày theo trình tự.
Ví dụ: 001-100 mã nhân viên bộ phận lau công
101-200 mã nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng
1000-123456: sản phẩm tủ lạnh
Ưu điểm: Phát triển hơn so với mã trình tự trong việc phân loại các đối tượng ra
Nhược điểm: không linh hoạt trong việc thay đổi, mở rộng hay sửa chữa mã và không mô tả được chi tiết thông tin về đối tượng.
3. Mã nhóm (group code)
Giải thích: Mã được phân thành nhiều nhóm ký tự ở các vị trí khác nhau để mô tả các thông tin chi tiết về đối tượng xây dựng mã. Trong mỗi nhóm ký tự, sử dụng mã trình tự hoặc mã ghi gợi nhớ.
Ví dụ: mã sản phẩm bán trên thị trường quốc tế (UPCs) được các thị trường và nhà bán lẻ sử dụng là một mã gồm 2 nhóm, nhóm 1 gồm 5 chữ số mô tả nhà sản xuất, nhóm 2 gồm 5 chữ số mô tả sản phẩm. Trong mỗi nhóm, mỗi ký tự cụ thể không có một ý nghĩa nào hết mà kết hợp cả năm ký tự mới có ý nghĩa.
Ưu điểm: cải tiến hơn so với mã khối, linh hoạt hơn mã khối về cách mô tả chi tiết thông tin về đối tượng xây dựng mã, việc sử chữa hay thêm bớt dễ dàng hơn.
Nhược điểm: còn bị nhầm lẫn với mã nhóm.
4. Mã phân cấp (Hierarchical code)
Giải thích: Mã một đối tượng được phân thành các nhó ký tự có mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ với nhau theo chiều từ trái qua phải. Nhóm ký tự bên tự đứng bên phải phụ thuộc trực tiếp vào nhóm ký tự đưng bên phía bên tay trái.
Ví dụ: như hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam- tài khoản 642 có tài khoản con là 6421, 6422,6423,…
Mã điện thoại hay mã vùng
Ưu điểm: có thể vừa sử dụng mã gợi nhớ bên trong, khắc phục các điểm yếu của các mã trước. Làm nổi bật thông tin chi tiết đối tượng mã, linh hoạt, dễ sửa chữa, dễ phát triển.
5. Mã gợi nhớ (Mnemonic code)
Giải thích: Kết hợp sử dụng vừa ký tự chữ vừa ký tự số có tính chất gợi nhớ hơn
Ví dụ: mã số chuyến bay về TPHCM, mã số nhân viên được đặt là KT022
Ưu điểm: Gợi nhớ đối tượng sử dụng
Nhược điểm: Phụ thuộc vào văn hóa, môi trường hoạt động hay xã hội, ngôn ngữ và thói quen người sử dụng.
6. Mã vạch (Bar code)
Giải thích: hình thức sử dụng các thanh, vạch, điểm ký tự thay cho các ký tự chữ cái, ký tự số trong mã nhóm, mã phân cấp.
Ưu điểm: thuận lợi, linh hoạt, lưu dữ liệu tự động khi ứng dụng công nghệ thông tin
Thách thức: Yêu cầu có thiết bị đọc mã vạch, trình độ công nghệ thông tin tốt.